Efektywna wideokonferencja - podstawowe zasady

Efektywna wideokonferencja - podstawowe zasady

Profesjonalna wideokonferencja może być prawdziwym kluczem do sukcesu twojej firmy. Nie możesz jednak zupełnie ignorować faktu, że źle poprowadzona konferencja może być jednym z gwoździ do jego trumny. Jak sprawić, by wideokonferencja była niemal idealnym rozwiązaniem do komunikacji zarówno z klientami, jak i pracownikami? Przedstawiamy kilka podstawowych zasad, które warto przestrzegać, by wideokonferencja https://www.axium.pl/oferta/wideokonferencje/ była naprawdę efektywna.


Podstawowa kwestia to zrozumienie, że wideokonferencja jest takim samym służbowym spotkaniem jak każde inne. Zarówno dla ciebie, jak i dla twoich współrozmówców, nie powinna mieć znaczenia jej forma. Twoim obowiązkiem, jako prowadzącego, jest się do niej zatem naprawdę rzetelnie przygotować. Jak sprawić, by wideokonferencja była efektywna?


Czas wideokonferencji

Tak jak każde inne spotkanie służbowe, wideokonferencja umówiona jest na konkretną godzinę. Szanuj wyznaczony przez ciebie czas, który też zarezerwowali na to spotkanie inni. Nie czekaj zbyt długo na spóźnialskich, bo dasz w ten sposób sygnał, że na każdą wideokonferencję organizowaną przez ciebie można się bezkarnie spóźniać. Szczególnie pilnuj, by twoi pracownicy mieli do tego właściwe podejście.

Bardzo ważne jest także to, by wideokonferencja możliwie jak najdokładniej mieściła się w założonym przez ciebie czasie. Pamiętaj, że twoi rozmówcy będą bardzo pozytywnie zaskoczeni, jeśli skończysz dokładnie o tym czasie, na który się z nimi umówiłeś.


Jeśli zależy ci na tym, by twoja wideokonferencja była przez wszystkich traktowana poważnie, musisz przede wszystkim zacząć ją punktualnie. Pamiętaj, że jeśli raz pozwolisz spóźniać się swoim pracownikom, zwiększasz prawdopodobieństwo, że każda kolejna wideokonferencja będzie zaczynała się kilka minut później, “bo można”. Samo rozpoczęcie to jednak nie wszystko. Równie ważne jest to, byś przestrzegał czasu, który wyznaczyłeś sobie na początku na każdą z części swojej konferencji. Jeśli twoja wideokonferencja zakończy się o wcześniej ustalonym czasie, z pewnością twoi rozmówcy to docenią.


Notatki

Bardzo dobrze, jeśli wideokonferencja jest dzięki nim w jakiś sposób podsumowana. To pomaga zebrać myśli i usystematyzować to, co zostało ustalone podczas rozmów. Pamiętaj jednak, że jako prowadzący nie możesz przygotowywać notatek. Już na samym początku spotkania wyznacz konkretną osobę, która będzie za to odpowiedzialna.

Dobre wrażenie

Oczywiście, że wideokonferencja może być spotkaniem zarówno szeregowych pracowników, potencjalnych klientów, jak i szefów wszystkich działów w twojej firmie. Niezależnie od piastowanych urzędów, bardzo dobrym zwyczajem jest przedstawienie sobie wszystkich rozmówców i upewnienie się, że każdy z nich dotarł i jest obecny.

Pamiętaj także, by zadbać o ton swoich wypowiedzi. Przekazujesz nim swój nastrój, który może udzielić się wszystkim połączonym z tobą. Staraj się również wyglądać elegancko.

Na początku, powiedz dokładnie, czego dotyczy cała wideokonferencja i przedstaw skróconą agendę. Pamiętaj, że wszystkie dodatkowo zgłoszone w tym momencie kwestie powinieneś niezwłocznie dopisać na jej końcu, by nie zapomnieć ich poruszyć.


Aktywizacja uczestników

Musisz pamiętać, że wideokonferencja to spotkanie, w czasie którego chcesz nie tylko przedstawić swoje racje, ale przede wszystkim poznać zdanie swoich rozmówców. Jeśli dostrzegasz, że któryś z twoich rozmówców delikatnie traci uwagę, spróbuj ściągnąć go na właściwe tory - zapytaj go o jego zdanie na dany temat. To szczególnie ważne, gdy wideokonferencja dotyczy spraw wewnętrznych firmy. Pracownicy poczują się traktowani poważnie, jeśli pozwolisz im się wypowiedzieć w czasie spotkania.